Засади затверджено рішенням зборів
суддів Сєвєродонецького міського суду
Луганської області
від 22.03.2016 року.
Засади використання автоматизованої системи документообігу Сєвєродонецького міського суду Луганської області
І. Загальні положення.
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Сєвєродонецького міського суду Луганської області - це затверджені рішенням зборів суддів Сєвєродонецького міського суду Луганської області правила застосування автоматизованої системи документообігу суду з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів, законів України та підзаконних нормативно-правових актів.
1.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу Сєвєродонецького міського суду Луганської області (далі – Засади ) розроблено відповідно до вимог Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телефомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 із змінами та доповненнями, Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року № 173, Положення про збори суддів Сєвєродонецького міського суду Луганської області та інших нормативно-правових актів.
1.3. Наведені в Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному в підпункті 1.2.1 пункту 1.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
1.4. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Сєвєродонецькому міському суді Луганської області (далі - автоматизована система), яка забезпечує :
реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;
об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Сєвєродонецького міського суду Луганської області (далі – суду ) з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);
визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;
надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;
оприлюднення передбаченої Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформації для розміщення на веб-сайті суду веб-порталу "Судова влада України";
виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;
централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;
автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
передачу судових справ до електронного архіву.
1.5. Для функціонування автоматизованої системи забезпечується:
своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;
своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;
захист інформації автоматизованої системи в суді;
своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.
1.6. В суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів, який здійснює технічний супровід та підтримку працездатності автоматизованої системи в суді.
1.7. Збори суддів суду мають визначені цими Засадами, Положенням про збори суддів Сєвєродонецького міського суду Луганської області, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, іншими нормативно-правовими актами повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи документообігу суду.
ІІ. Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду.
2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді.
2.2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор суду.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.3. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформацію.
2.4. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
2.5. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення про автоматизовану систему документообігу суду та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.6. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор суду.
2.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.8. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху.
2.8.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються працівником апарату суду, якому надано доступ до автоматизованої системи відповідно до його функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
2.8.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Вхідна електронна пошта приймається та опрацьовується відповідальним працівником апарату суду. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
2.8.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
2.8.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду (428) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри) - індекс.
2.8.5. Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить індекс, код суду (428), номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.
2.8.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
2.8.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.9. Розподіл судових справ між суддями
2.9.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
2.9.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ одразу під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.
Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.
2.9.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
за два місяці до закінчення повноважень судді;
за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів, або до початку відпустки слідчого судді не залежно від її тривалості;
за сім календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить 14 і більше календарних днів та менше 20 календарних днів;
за чотирнадцять днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить 20 і більше календарних днів;
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
під час тимчасової непрацездатності судді;
за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Враховуючи передбачені ст. 306 КПК України порядок та строки розгляду слідчим суддею скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого чи прокурора, у разі надходження такої скарги за п’ять або менше робочих днів до початку відпустки або відрядження слідчого судді, якщо їх тривалість становить п’ять днів та більше, така скарга не розподіляється щодо цього слідчого судді.
Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
2.9.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
2.9.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.9.3 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
2.9.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:
К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,
де:
К_Н – коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;
Сума (Вага_Судової_Справи) – розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;
Вага_Судової_Справи – розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:
К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН,
де:
К_СКЛАДН – коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу:
К_ФУС – коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;
К_АДМІН – коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи;
КтРД – кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.
2.9.7. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
2.9.8. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
2.9.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.9.4 Засад, не допускається.
2.10. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
2.10.1. В суді відповідно до вимог законодавства визначено спеціалізацію суддів з розгляду:
- цивільних та адміністративних справ;
- кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення;
- спеціалізацію слідчих суддів;
- спеціалізацію суддів, що здійснюють кримінальне провадження щодо неповнолітніх.
2.10.2. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.
2.10.3. Збори суддів суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;
у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав.
2.10.4. Збори суддів визначають коефіцієнти складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнти адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді справи, тощо.
В суді застосовуються коефіцієнти складності категорій справ, зазначені в Додатку до Засад.
В суді застосовуються коефіцієнти адміністративних посад голови суду та заступника голови суду – «1». Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов’язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя та зазначені в п. 2.3.15 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, але не більше ніж на 60 відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
Коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи «головуючий суддя » - 1; коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи «член колегії» - 0,5.
2.10.5. Збори суддів мають право прийняти рішення про неврахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
2.10.6. Збори суддів суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
2.10.7. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.10 Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів суду.
2.11.Автоматизований розподіл судових справ між суддями
2.11.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів у разі їх наявності) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя. Автоматизований розподіл заяв про відвід (самовідвід) суддів по кримінальним справам здійснюється без врахування спеціалізації суддів із загального списку суддів.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
2.11.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в суді при відсутності спеціалізації здійснюється між усіма суддями.
Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
2.11.3. В суді існує постійно-діюча колегії суддів для розгляду кримінальних справ, яка складається з суддів основного складу та резервних суддів.
Автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу. У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.
У разі неможливості визначити склад колегії суддів з числа суддів основного складу та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.
Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.11.4. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.
Тимчасова відсутність судді – члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.
У разі неможливості продовження розгляду справи із суддів – членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді – члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді – доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.11.3 Засад.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованою системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.11.3 Засад.
2.11.5. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
2.11.6. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ з урахуванням спеціалізації, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
2.11.7. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься особою, відповідальною за ведення кадрового діловодства в суді, до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
2.11.8. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
2.11.9. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.
2.11.10.Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.
Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується та підписується особою, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу, та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.11.11.У разі розгляду судової справи колегією суддів суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.
2.11.12. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду в порядку, зазначеному в підпункті 2.11.3 Засад.
2.11.13.Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
2.11.14.Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.11.15.Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення запасного судді; тривалість автоматичного визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.11.16.У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.11.17.Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматичного розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.11.18.Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу. Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів.
2.11.19.Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.11.20.Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.12.Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
2.12.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судові справі головуючому судді, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває справа.
2.12.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:
судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
судові справи про перегляд заочного рішення;
судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;
матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день.
зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
заяви про відновлення втраченого судового провадження;
заяви про забезпечення позову, доказів.
2.12.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді, якщо інший порядок не визначений зборами суддів.
2.12.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.12.2, 2.12.3 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за наступними правилами.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.12.2, 2.12.3 Засад, така судова справа реєструється в день її надходження та передається раніше визначеному в справі головуючому судді після завершення періоду відсутності, якщо це не призведе до неможливості розгляду цієї справи у передбачені процесуальним законодавством строки або розумні строки.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.12.2, 2.12.3 Засад, та можливості порушення передбачених процесуальним законодавством строків її розгляду або розумних строків розгляду у разі передачі такої справи раніше визначеному головуючого судді після завершення періоду його відсутності, справа реєструється в день її надходження та підлягає автоматизованому розподілу між суддями з врахуванням їх спеціалізації.
2.12.5. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі особою, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.13.Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.
2.13.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках, визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та Засадами.
2.13.2. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду(особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи. Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
2.13.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в проваджені якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.12.1 Засад, на момент повернення її з суду апеляційної чи касаційної інстанції не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у підпункті 2.9.3 Засад.
2.13.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
2.13.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.13.6. Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення запасного (слідчого) судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного (слідчого) судді за випадковим числом; підстави проведення повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; тривалість автоматичного розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.14. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи
2.14.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
2.14.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.14.1 Засад обставин.
2.14.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.14.1 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в такому порядку: справи розподіляються між суддями в порядку їх надходження по одній з урахуванням спеціалізації суддів за прізвищем судді в алфавітному порядку.
2.14.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.14.1 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та Засадами інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
2.15.Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями
2.15.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.11.6 Засад та підпункту 2.3.27 Положення про автоматизовану систему документообігу суду автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності); причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.15.2. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.
2.16. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)
2.16.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.
2.16.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.
2.17. Визначення присяжних
2.17.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.
2.17.2. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
2.17.3. У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов’язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.
Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.
2.17.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
Загальна кількість присяжних, визначених частиною першою цього підпункту, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п’ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних, визначених частиною другою цього підпункту, добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
2.17.5. Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.17.6. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб. Звіт містить такі відомості: дата та час початку визначення присяжних; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про загальний список присяжних; інформація щодо визначення присяжних за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення визначення присяжних; тривалість автоматичного визначення присяжних.
Також автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення основних та запасних присяжних. Звіт містить такі відомості: дата та час початку визначення присяжних; єдиний унікальний номер судової справи; інформація про список визначених присяжних; інформація про визначення основних присяжних за випадковим числом; інформація про список присяжних, які залишились після визначення основних присяжних; інформація про визначення запасних присяжних за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення визначення присяжних; тривалість автоматичного визначення присяжних.
У разі необхідності визначення основних присяжних з числа запасних присяжних автоматизованою системою автоматично формуються відповідні звіти.
Доступ для коригування протоколів та звітів щодо визначення основних та запасних присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо визначення основних та запасних присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол визначення основних та запасних присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про визначення основних та запасних присяжних може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.18. Визначення народних засідателів
2.18.1. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
Автоматичне визначення народних засідателів здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списку народних засідателів, затвердженого Сєвєродонецькою міською радою, та з урахуванням кількості днів, проведених в судових засіданнях.
Народний засідатель, який провів в судових засіданнях з початку року 30 та більше днів, не бере участі в автоматичному визначенні народних засідателів до кінця цього календарного року.
2.18.2 Не підлягають включенню до списку народних засідателів, а у разі потрапляння до нього підлягають увільненню, громадяни відповідно до вимог статей 61–62 Закону України "Про судоустрій та статус суддів".
2.18.3. Результатом визначення народних засідателів є протокол автоматичного визначення народних засідателів, що автоматично створюється автоматизованою системою.
У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою народного засідателя, здійснюється автоматичне визначення іншого народного засідателя.
2.18.4. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення народних засідателів. Звіт містить такі відомості: дата та час початку визначення народних засідателів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про список народних засідателів; інформація про визначення народних засідателів: версія автоматизованої системи; час закінчення визначення народних засідателів; тривалість автоматичного визначення народних засідателів.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо визначення народних засідателів автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду протоколу та звіту щодо визначення народних засідателів автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол визначення народних засідателів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про визначення народних засідателів може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.19. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
2.19.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
Суд здійснює контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.
Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).
Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.
2.19.2 У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направлені до Єдиного державного реєстру судових рішень:
у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.
2.20. Надання інформації про стан розгляду судових справ
2.20.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
2.20.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
2.20.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається ) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
2.20.4. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи, форма судочинства);
список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду);
список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
2.21. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах
2.21.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
2.21.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
2.22. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ
2.22.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
2.22.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
2.23. Підготовка статистичних даних
2.23.1. Автоматизована система забезпечує:
введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;
перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;
формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;
формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;
формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.
2.23.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.
2.23.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.
Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.
Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.
У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
2.24. Передача судових справ до електронного архіву
2.24.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування
3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
3.5. Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.
_03_03.png)
